Każda księgowa rozmowę o kosztach niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (nkup) zacznie przekornie, bo przytaczając definicję kosztów podatkowych, czyli art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej updop (lub art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof):
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. ” (lub art. 23 w przypadku updof)
Definicja ta odwołuje się do katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, a tym samym nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Katalogi te są najdłuższymi artykułami obu ustaw o podatkach dochodowych, zatem ich omówienie można ograniczyć do najważniejszych grup wydatków.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
Wydatki poniesione na zakup gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów, innych środków trwałych, ich ulepszenia oraz wartości niematerialne i prawne nie są kosztami podatkowymi. Możliwość zaliczenia ich w koszty uzyskania przychodu pojawia się dopiero w przypadku zbycia lub likwidacji. Należy jednak pamiętać, że kosztem związanym z ww. składnikami majątku (z wyjątkiem gruntów) jest rozliczana w czasie amortyzacja.
Samochód osobowy
Ustawodawca nakłada ograniczenie w ujmowaniu odpisów z tytułu zużycia samochodów osobowych w koszty podatkowe. Jako koszty uzyskania przychodu rozliczane mogą być tylko odpisy od wartości samochodu nieprzekraczającej 20 000,00 EUR (przeliczonej na złote wg kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania). Bardziej szczegółowe informacje dotyczące rozliczania wydatków związanych z samochodami osobowymi przedstawiliśmy we wcześniejszym artykule.
Spłata kredytów i pożyczek
Nasze biuro rachunkowe często pytane jest o to, czy raty spłacanych kredytów można zaliczyć w koszty. Przypominamy, że jedynym Państwa kosztem podatkowym związanym z kredytami i pożyczkami są zapłacone od nich odsetki. W przypadku spółek kapitałowych dodatkowym ograniczeniem jest cienka kapitalizacja.
Grzywny i kary
Do kosztów nkup zalicza się również koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań, grzywny i kary pieniężne (oraz odsetki od nich) orzeczone w postępowaniach karnych, karnych skarbowych, administracyjnych i w sprawach o wykroczenia oraz kary, opłaty i odszkodowania (oraz odsetki od nich) z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska i niewykonywania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Od przychodu nie odliczymy również kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, zwłoki w dostawie oraz usuwaniu ich wad.
Odsetki budżetowe
W przeciwieństwie do odsetek od kredytów, pożyczek i innych zobowiązań, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, nie mogą zostać zaliczone w koszty podatkowe. Można to uznać za próbę zachęcenia podatników do terminowego regulowania należności budżetowych.
Podatek VAT
Podatek od towarów i usług według ustawy nie jest kosztem podatkowym, z pewnymi wyjątkami. Podatek naliczony może zostać odliczony od przychodu, gdy:
- podatnik jest zwolniony z VAT,
- podatnik nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT,
- podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku.
Podatek należny jest kosztem uzyskania przychodów, w przypadku:
- importu usług,
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli podatek ten nie stanowi jednocześnie podatku naliczonego.
Koszty reprezentacji
Najbardziej kontrowersyjnym punktem katalogu nkup są koszty reprezentacyjne, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W ustawie brak bardziej precyzyjnej definicji reprezentacji, co stało się przyczynkiem do często niezgodnych ze sobą wyroków, orzeczeń i interpretacji i mogłoby stać się tematem osobnego artykułu. Nasze biuro rachunkowe oferuje Państwu pomoc w wyjaśnieniu tego zagadnienia.
Inne
Oprócz powyższych wydatków na pewno należy wymienić niewypłacone wynagrodzenia z tytułu umów o pracę czy umów cywilnoprawnych, powiązane z nimi ubezpieczenia, wydatki na działalność socjalną i wpłaty na PFRON oraz odpisy amortyzacyjne od części wartości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które zostały sfinansowane np. dotacjami unijnymi.
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.